Erfolgreich in der Videokonferenz
Coronabedingt nehmen die Arbeit im Home Office und damit virtuelle Meetings zu. Je mehr Teilnehmer dabei sind, desto größer ist das Risiko, dass solche Meetings im Chaos enden. Genau wie reale Geschäftsbesprechungen müssen auch virtuelle geplant und strukturiert sein. Wie können also Führungskräfte souverän durch Online Konferenzen führen und dabei dauerhaft fit uns konzentriert bleiben?
Klare Verhaltensregeln
Die Führungskraft übernimmt die Moderation oder benennt einen Moderator und einen Protokollanten. Eindeutige Regeln, auf die man sich vorab verständigt, könnten sein:
- Alle drücken sich möglichst kurz und prägnant aus
- keiner fällt dem anderen ins Wort
- Fragen werden notiert und im Anschluss an das Gespräch geklärt
- technische Hilfen in der Meeting Software, wie „Hand heben“ ersetzen ein Durcheinandersprechen
- Wortmeldungen können auch in den Chat Funktionen geäußert werden
Konzentrierte Atmosphäre
Um Geräusche im Hintergrund zu vermeiden, ein Schild mit „Bitte nicht stören“ an die Tür hängen. Fenster und Türen sollten geschlossen und Smartphones und Telefone auf lautlos gestellt sein. Wer keine Kinderbetreuung im Home Office hat, kann eine Beschäftigung für die Kleinen vorbereiten und die anderen Teilnehmer offen über die Situation informieren.
Bewegte Pausen
Die Teilnahme an Video Konferenzen ist oft anstrengender als reale Meetings. Dauert das Online Treffen länger als eine Stunde, sollte man als Moderator eine kurze Erholungspause einläuten. Zudem animieren Lockerungsübungen zu etwas Bewegung.
Sozialer Austausch
Die Führungskraft lässt den Teilnehmern am Anfang der Konferenz einige Minuten Zeit zur gegenseitigen Vorstellung, wenn sich nicht alle kennen, oder den kurzen Smalltalk. Das schützt vor gesundheitsgefährdender sozialer Isolation, fordert den Teamzusammenhalt und somit auch die Effizienz des weiteren Meetings, da eventuelle Kommunikationsblockaden gelockert werden.
Stressfreie Vorbereitung
Alle Teilnehmer erhalten vorab eine Agenda mit den Themen des Tages, Timing und eventuell Anleitungen zur Softwarenutzung. Für eine stabile Internetverbindung sorgt ein LAN-Kabel statt WLAN und für besseren Ton ein Kopfhörer mit Mikrofon-Funktion. Am besten auch einen zeitlichen Puffer am Anfang des Meetings zur Lösung technischer Probleme.
Ausgeglichene Wortbeiträge
Der Moderator kann Vielredner in Sprechpausen unterbrechen, indem er sie mit Namen anspricht und eher wortkarge Teilnehmer werden durch direkte Ansprache zur aktiven Gesprächsteilnahme aufgefordert.
Ergonomische Haltung
Der Blick sollte mit geradem Rücken aus die Kamera gerichtet sein. Das Licht strahlt am besten nicht von hinten auf den Bildschirm, um Gegenlicht zu verhindern und die Augen der anderen Teilnehmer nicht unnötig zu strapazieren.
Finale Reflexionsphase
Am Ende des Online Meetings sollten die Ergebnisse zusammengefasst werden und Feedback besprochen werden:
- Wurde alles verstanden
- ist die Aufgabenverteilung klar
- sind noch Fragen offen
- was lässt sich für die nächste Videokonferenz verbessern
Gesunde Ernährung
Während der Konferenz sollte ausreichend getrunken werden. Das fördert die Konzentration und eine klare Stimme. Bei längeren Sitzungen liefern Fruchtsäfte und Smoothies schnell Energie. In den Pausen halten Studentenfuttern, Vollkornkekse, Salate, Obst und gesunde Bäcker Snacks fit.
